Fakturační systémy pro hotely: Jaký software zvolit?
Výběr správného fakturačního systému je pro hotely klíčovým rozhodnutím, které ovlivňuje nejen finanční řízení, ale i celkovou spokojenost hostů a efektivitu provozu. Hotelový průmysl se vyznačuje specifickými požadavky na fakturaci, jako jsou různé sazby DPH, účtování ubytovacích služeb, doplňkových služeb, skupinových rezervací či integrace s rezervačními platformami a pokladními systémy. V tomto článku se podíváme na to, jaké jsou současné trendy v oblasti fakturačního softwaru pro hotely, jaké klíčové funkce by měl ideální systém nabízet, a přineseme i srovnání několika populárních řešení dostupných v České republice a v Evropě.
Specifika hotelové fakturace: Čím se liší od jiných odvětví?
Fakturace v hotelnictví má svá specifika, která ji odlišují od ostatních segmentů služeb či obchodu. Hotely často zpracovávají stovky transakcí denně, přičemž musí správně rozlišovat mezi jednotlivými typy služeb (ubytování, restaurace, wellness, parkování atd.) a správně je zaúčtovat hostům.
Jedním z hlavních požadavků je možnost vystavovat faktury nejen individuálním hostům, ale i firmám, cestovním kancelářím nebo skupinám. Další častou potřebou je automatické zpracování pobytových či lázeňských poplatků, které se liší dle lokality a platné legislativy.
.png)
Podle dat společnosti STR Global (2023) průměrný čtyřhvězdičkový hotel v ČR vystaví měsíčně přes 700 faktur, z nichž více než 58 % obsahuje kombinaci několika služeb na jedné účtence. Tyto procesy kladou vysoké nároky na flexibilitu a přehlednost fakturačního systému.
Klíčové funkce hotelových fakturačních systémů
Při výběru fakturačního softwaru pro hotel je třeba zohlednit několik zásadních funkcí, které zajistí hladký chod provozu a zároveň splní legislativní požadavky. Mezi nejdůležitější patří:
- $1 Systém by měl automaticky přiřazovat platby k příslušným službám, ať už jde o ubytování, minibar nebo wellness. - $1 Umožňuje vystavit jednu fakturu za více pokojů nebo služeb například pro firemní klientelu či cestovní kanceláře. - $1 Schopnost rozlišit a správně zaúčtovat různé sazby DPH, pobytové a rekreační poplatky podle aktuální legislativy. - $1 Fakturační systém by měl být schopen komunikovat s hotelovým Property Management Systemem (PMS), aby bylo možné automaticky přenášet rezervace, platby a další data. - $1 Zejména v evropských hotelech je důležité generovat faktury v několika jazycích a měnách. - $1 Trendem je digitalizace a rychlé doručování elektronických faktur hostům i firmám.Statistiky společnosti Oracle Hospitality ukazují, že hotely, které využívají automatizované fakturační systémy integrované s PMS, zkracují čas na zpracování jedné faktury o 32 % a snižují chybovost až o 46 %.
Trendy a inovace v hotelových fakturačních řešeních
Digitalizace a automatizace jsou hlavními trendy, které v posledních letech mění hotelový průmysl i v oblasti fakturace. Moderní systémy dnes nabízejí například:
- $1 Hosté mohou při odjezdu obdržet fakturu přímo do e-mailu nebo do mobilní aplikace hotelu. Podle průzkumu Hospitality Technology (2022) 41 % hotelových hostů preferuje digitální vyřízení účtu před tradiční papírovou fakturou. - $1 Fakturační software dokáže automaticky exportovat data do účetního systému hotelu, což zrychluje uzávěrky a snižuje administrativní zátěž. - $1 Cloudové systémy umožňují správu faktur odkudkoli, což ocení zejména řetězce nebo hotely s více pobočkami. - $1 Moderní fakturační software nabízí přehledné reporty o tržbách, struktuře služeb nebo neuhrazených fakturách, což umožňuje lepší řízení cashflow a plánování.V České republice se čím dál více hoteliérů obrací k cloudovým či hybridním řešením. V roce 2023 bylo podle společnosti Deloitte již 62 % nově implementovaných hotelových fakturačních systémů v cloudu.
Srovnání populárních fakturačních systémů pro hotely
Na českém a evropském trhu existuje několik osvědčených řešení, které jsou navrženy přímo pro hotely. V následující tabulce najdete přehled čtyř populárních systémů, jejich klíčových funkcí a cenové orientace (údaje za rok 2024):
| Systém | Typ řešení | Integrace s PMS | Vícejazyčná/ Víceměnová faktura | Automatizované poplatky | Orientační cena (měsíc) |
|---|---|---|---|---|---|
| HotelTime | Cloud | Ano | Ano | Ano | od 900 Kč |
| Previo | Cloud/On-premise | Ano | Částečně | Částečně | od 750 Kč |
| Fidelio Suite8 | On-premise | Ano | Ano | Ano | od 2 500 Kč |
| Protel | Cloud/On-premise | Ano | Ano | Ano | od 1 100 Kč |
Jak je vidět, většina systémů nabízí širokou škálu funkcí a možnost integrace. Rozdíly najdeme zejména v ceně, typu řešení (cloud vs. lokální instalace) a v rozsahu podpory různých platebních metod a jazykových mutací.
Bezpečnost a legislativa: Na co si dát pozor?
Fakturační systémy pro hotely musí splňovat přísné požadavky na ochranu dat a zároveň reflektovat aktuální legislativu — zejména zákon o účetnictví, zákon o DPH a v případě cloudových řešení i GDPR.
- $1 Systém musí bezpečně uchovávat osobní data a fakturační údaje hostů, často včetně údajů o platebních kartách. - $1 Důležité je, aby systém pravidelně zálohoval data a umožňoval jejich rychlé obnovení v případě havárie. - $1 Software by měl být pravidelně aktualizován podle změn v zákonech, například při změně sazeb DPH nebo zavedení nových poplatků. - $1 Přestože byla EET v ČR v roce 2022 pozastavena, někteří hoteliéři sledují možnost jejího znovuzavedení a volí řešení, která na EET pamatují.Podle průzkumu společnosti PwC z roku 2023 až 71 % hotelů v Česku považuje bezpečnost dat a souladu s legislativou za hlavní kritérium při výběru fakturačního softwaru.
Jak vybrat ideální fakturační systém pro váš hotel?
Výběr vhodného systému by měl začít analýzou aktuálních potřeb vašeho hotelu. Zvažte například:
- $1 Menší hotely mohou vystačit se základním cloudovým řešením, zatímco větší provozy s konferenčními službami či wellness potřebují systém s pokročilými funkcemi. - $1 Pokud již používáte PMS, rezervační systém nebo účetní software, volte řešení, které se snadno propojí a umožní automatizované předávání dat. - $1 Důležitá je dostupnost zákaznické podpory v češtině, školení zaměstnanců a podpora české legislativy. - $1 Uvažujte i do budoucna — pokud plánujete rozšiřovat nabídku služeb, ověřte, že systém zvládne více provozů či poboček. - $1 Ne vždy nejdražší znamená nejlepší. Sledujte, zda cena odpovídá vašim požadavkům na funkce, bezpečnost a uživatelskou přívětivost.Před finálním rozhodnutím je vhodné si vyžádat demo verzi vybraného systému a otestovat ho přímo na provozu hotelu.
Závěr
Fakturační systém je páteří finančního řízení každého hotelu. Správně zvolené řešení vám ušetří čas, minimalizuje chybovost a zvýší komfort hostů i zaměstnanců. V současnosti patří mezi klíčové trendy digitalizace, automatizace a cloudová řešení, která přinášejí nejen vyšší efektivitu, ale i lepší kontrolu nad daty a vyšší úroveň bezpečnosti. Každý hotel je však unikátní — nebojte se proto investovat čas do analýzy svých potřeb, porovnání dostupných možností a zvolte takový fakturační software, který vám umožní růst a nabídne podporu vašeho podnikání i v budoucnu.
