Posunutí splatnosti faktury může být v podnikání nezbytným krokem, který pomáhá udržet dobré vztahy se zákazníky i dodavateli a zároveň chrání vaši platební morálku. Pokud však není správně proveden, může vést ke zbytečným nedorozuměním, ztrátě důvěry nebo dokonce ke smluvním sporům. V tomto článku se podrobně podíváme na to, jak správně posunout splatnost faktury, jaké jsou právní a obchodní dopady této změny a jak se vyhnout nejčastějším chybám. Zaměříme se také na rozdíly mezi jednotlivými způsoby úpravy splatnosti a přehledně shrneme, na co si dát pozor, aby vše proběhlo hladce.
Kdy a proč požádat o posunutí splatnosti faktury
Existuje několik situací, kdy může být posunutí splatnosti faktury rozumným a legitimním krokem. Nejčastěji k tomu dochází při nečekaných cash flow problémech, zpoždění platby od vlastních odběratelů, nebo když klient sám požádá o více času na úhradu. Podle průzkumu společnosti Bisnode z roku 2023 až 41 % českých firem uvedlo, že během posledních dvou let musely alespoň jednou žádat o prodloužení splatnosti faktury.
Důvody pro posunutí splatnosti mohou být například:
- Nečekané výpadky příjmů nebo pozdní platba od jiného zákazníka - Technické nebo administrativní problémy při zpracování platby - Změna rozpočtu nebo dočasné omezení likvidity - Vstřícnost vůči dlouhodobému obchodnímu partneroviVždy je důležité mít na paměti, že žádost o změnu splatnosti by měla být výjimečná a dobře odůvodněná, aby neohrozila vaši důvěryhodnost.
Jak správně postupovat při žádosti o posunutí splatnosti
Samotný proces posunutí splatnosti faktury je třeba provádět transparentně a s důrazem na zachování důvěry mezi obchodními partnery. Klíčová je včasná a srozumitelná komunikace. Zde je doporučený postup:
1. Kontaktujte druhou stranu co nejdříve – ideálně ještě před vypršením původní splatnosti. Statistiky ukazují, že 78 % firem vyhoví žádosti o posun, pokud přijde včas a s jasným vysvětlením. 2. Vysvětlete důvod žádosti. Neskrývejte situaci – upřímnost často vede k lepšímu pochopení. 3. Navrhněte konkrétní nový termín splatnosti. Vyhněte se nekonkrétním slibům typu „zaplatím co nejdříve“. 4. Požádejte o písemné potvrzení změny – e-mail, dodatkem ke smlouvě nebo v poznámce faktury. 5. Aktualizujte si novou splatnost ve svých interních systémech a fakturačním softwaru.Příklad žádosti o změnu splatnosti:
„Vážený pane Nováku, obracím se na Vás s prosbou o posunutí splatnosti faktury č. 2024-005 ze dne 10. 2. 2024, původně splatné k 24. 2. 2024. Z důvodu technických komplikací při převodu z banky bych Vás chtěl požádat o odklad splatnosti do 10. 3. 2024. Děkuji za pochopení a potvrzení této změny.“
Právní rámec a rizika spojená s posunutím splatnosti
Posun splatnosti faktury je úprava obchodních podmínek, která by měla být vždy odsouhlasena oběma stranami. V české legislativě není konkrétní úprava maximální možné doby splatnosti, ale podle zákona č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník) je standardní splatnost 30 dnů, pokud není sjednáno jinak.
Důležitá fakta:
- Pokud dojde ke změně splatnosti, ztrácí původní termín právní platnost – platí pouze nový dohodnutý termín. - Bez písemné dohody může druhá strana trvat na původní splatnosti a vymáhat úroky z prodlení (aktuálně 8 % nad repo sazbou ČNB, k 6/2024 tedy 12,25 % ročně). - Při opakovaných žádostech o posun může obchodní partner požadovat zálohy nebo dokonce ukončit spolupráci.Pozor také na mezinárodní obchod – v rámci EU platí směrnice 2011/7/EU, která stanovuje maximální splatnost 60 dnů, pokud není výslovně dohodnuto jinak a není to vůči věřiteli hrubě nespravedlivé.
Možnosti a nástroje pro posun splatnosti: Srovnání
V praxi existuje několik způsobů, jak řešit potřebu posunutí splatnosti faktury. Níže najdete přehled a srovnání nejběžnějších variant:
| Možnost | Popis | Výhody | Rizika a nevýhody |
|---|---|---|---|
| Dohoda o odložení splatnosti | Obě strany se dohodnou na novém termínu platby, ideálně písemně. | Jednoduché, transparentní, bez právních komplikací. | Je nutné souhlas obou stran, časté žádosti mohou poškodit důvěru. |
| Splátkový kalendář | Dluh se rozloží do několika menších plateb v dohodnutých termínech. | Lepší přehled, menší jednorázová zátěž pro dlužníka. | Vyšší administrativní náročnost, riziko nedodržení splátek. |
| Refakturace | Vystavení nové faktury s novým datem splatnosti, původní se stornuje. | Jasné účetní řešení, vhodné při úplném rušení původní transakce. | Vyšší administrativní zátěž, pozor na správné storno původní faktury. |
| Notifikace v online fakturačním systému | Změna splatnosti přímo v digitálním řešení a automatická notifikace partnera. | Rychlé, přehledné, minimalizace chyb v evidenci. | Pouze pokud obě strany využívají stejný systém. |
Z výše uvedeného vyplývá, že nejběžnější a nejjednodušší variantou je dohoda o odložení splatnosti. U větších částek nebo dlouhodobějších problémů je lepší využít splátkový kalendář.
Jak předejít problémům při posunu splatnosti faktury
Problémy při posouvání splatnosti faktur vznikají nejčastěji kvůli nedostatečné komunikaci, nejasným podmínkám nebo opakovaným žádostem bez vysvětlení. Podle portálu Creditreform 9 z 10 sporů o faktury v ČR vzniká právě kvůli nejasnostem ohledně termínů a potvrzení změn.
Osvědčené rady, jak těmto problémům předejít:
- Vždy komunikujte změnu písemně (e-mail, dopis, potvrzení v systému). - Uchovávejte si záznamy o všech dohodách a změnách. Užitečné jsou i logy v účetním softwaru. - Nikdy neberte kladnou odpověď „na vědomí“ jen ústně – bez písemného potvrzení nemáte právní jistotu. - Pokud jste v roli věřitele, zvažte nastavení automatických upomínek a sledování plateb. - Stanovte si interně limity, kolikrát a v jakých případech je možné posun splatnosti povolit.Při větším objemu faktur doporučujeme využívat profesionální fakturační software, který umožňuje snadné sledování změn splatností a automatizaci upomínek.
Co dělat, když druhá strana nesouhlasí s posunutím splatnosti
Nastane-li situace, že obchodní partner odmítne vaši žádost o posun splatnosti, je důležité zachovat korektní přístup. V první řadě je třeba respektovat původní podmínky smlouvy – faktura je splatná ve sjednaném termínu a pozdější platba může vést k úrokům z prodlení, smluvní pokutě nebo dokonce k omezení dalších dodávek.
Možné kroky:
1. Pokuste se nabídnout alternativní řešení – například částečnou platbu ihned, zbytek později. 2. Vysvětlete situaci a navrhněte konkrétní termíny či splátkový kalendář. 3. Pokud je problém na vaší straně dlouhodobý, je férové omezit objednávky nebo služby do vyřešení dluhu. 4. Připravte se na možné právní a finanční důsledky včetně zápisu do registrů dlužníků.Dle dat společnosti CRIF z roku 2024 je v ČR průměrná doba prodlení při neschváleném posunu splatnosti 18 dní. Každý den navíc však zvyšuje riziko vymáhání pohledávky a poškození obchodních vztahů.
Shrnutí: Jak úspěšně zvládnout posunutí splatnosti faktury
Posunutí splatnosti faktury není v dnešním podnikání ničím neobvyklým, ale vyžaduje pečlivý a transparentní přístup. Klíčové je vždy jednat včas, komunikovat jasně, vše potvrzovat písemně a využívat vhodné nástroje pro evidenci změn. Pamatujte, že jednorázová žádost o odklad je běžná – pokud se ale stane pravidlem, výrazně to snižuje vaši důvěryhodnost a může vést k omezení spolupráce.
Z právního pohledu je vždy lepší mít změnu splatnosti odsouhlasenou oběma stranami a archivovat relevantní komunikaci. Profesionální fakturační systémy vám mohou celý proces výrazně usnadnit a eliminovat riziko chyb.
Vždy zvažujte i možnost alternativ – například splátkových kalendářů nebo refakturace, pokud situace vyžaduje komplexnější řešení. Nikdy však nenechávejte žádost na poslední chvíli a chraňte si tak své obchodní vztahy i dobrou pověst.
